Jak uspořádat úspěšnou konferenci a „nevyhodit“ jen spoustu peněz oknem?

Chystáte se uspořádat konferenci, ale nemáte s organizací akce tohoto druhu žádné předchozí zkušenosti? Pak byste se měli obrátit na profesionály, kteří se o dílčí úkony postarají za vás. Ušetříte spoustu peněz, času a nervů. Výsledek bude stát za to a spokojení budete vy i účastníci. Pokud si však chcete většinu věcí zařídit vlastními silami nebo je alespoň do značné míry ovlivnit, budou se vám hodit následující tipy. Prozradíme vám základní aspekty úspěšné konference.

Atraktivní téma a skvělí řečníci

Co si hosté z vaší konference odnesou? Kromě gurmánských zážitků a veselých historek u skleničky na baru by to měly být cenné informace. Bohužel, právě informační hodnotu akce někteří organizátoři podceňují a nestačí se divit, když lidé prostory houfně opouštějí již po obědě. Dalším kamenem úrazu mohou být řečníci.

Řešení? Ujistěte se, že konference svým tématem účastníky nadchne. A že se o zprostředkování informací postarají ostřílení spíkři, pro které je komunikace s větším počtem lidí rutinou.

Vhodně zvolené prostory

Podceňovaný bývá také pronájem konferenční místnosti. Nezkušení organizátoři volí levné prostory a nepozastavují se nad tím, že kapacita a vybavení nemusí stačit. Přitom je to právě prostředí, které má na celkový dojem z akce zásadní vliv. Ale jak by měl sál pro konferenci v Praze vypadat?

Skvělým příkladem reprezentativních prostor jsou sály, které nabízí k pronájmu čtyřhvězdičkový hotel Belvedere. Jsou prostorné, skvěle vybavené a zařízené v atraktivním stylu. Objekt se navíc nachází na dostupné adrese, kam se účastníci bez problémů dostanou autem i MHD.

Na co ještě nezapomenout?

Téma, spíkři, prostory. Co ještě byste neměli brát na lehkou váhu? Kvalitu a množství jídla a pití. V tomto směru je vhodné využít cateringový servis, třeba rovnou v rámci pronájmu konferenčního sálu. Účastníci vám jistě odpustí menší nedostatky, ale pouze za předpokladu, že je nenecháte o hladu a žízni.